Le dossier de l’employé
Avoir une entreprise, qu’elle soit petite ou de plus grande importance, emporte toujours son lot de responsabilités. Avec ces responsabilités viennent également les tâches reliées à l’embauche des employés, à leur soutien pendant leur emploi et parfois, à leur congédiement.
Dans la majorité des petites PME, il n’existe pas de service de ressources humaines qui s’occupe à temps plein de la gestion des employés. C’est le président, le propriétaire, la conjointe ou encore un gérant qui s’occupe de la gestion quotidienne des employés, de leur embauche à leur fin d’emploi, le cas échéant. Plusieurs outils sont à leur portée pour limiter les problématiques qui peuvent survenir pendant la relation contractuelle avec lesdits employés.
D’une part, tel que nous vous le mentionnions dans notre dernier article, il est primordial qu’un contrat d’emploi écrit soit rédigé et contracté entre l’employeur et l’employé afin de bien établir les balises contractuelles. C’est la Loi sur les normes du travail (LNT) qui régit les parties en établissant un régime légal de travail qui porte à la fois sur les conditions d’accomplissement des tâches de l’employé et sur le maintien du lien d’emploi dans certaines circonstances.
Le contrat d’emploi prévoira certainement les modalités de rémunération, de congé, les tâches associées à cet emploi ou encore les clauses de confidentialités et de non-concurrence. Toutes ces informations sont nécessaires afin que l’employé et l’employeur puissent avoir une bonne relation d’affaires et évitent de nombreuses difficultés tout au long de la relation d’emploi.
Une fois l’employé engagé et le contrat signé, il est tout aussi important de conserver un dossier complet et écrit sur cet employé, afin d’être en mesure d’être bien outillé advenant une problématique. Il n’est pas rare qu’une instance gouvernementale puisse faire une demande par rapport à un employé pour des raisons fiscales ou autres. L’employeur pourrait également devoir soumettre des références relativement à cet employé, dans le futur. La compilation d’informations tout au long de la relation d’emploi avec l’employé permettra à l’employeur d’éviter plusieurs maux de tête, advenant que des informations lui soient demandées.
Le dossier employé est important pendant la relation d’emploi puisque c’est à cet endroit que seront compilés les avis à l’employé, les communications transmises et les demandes de la part de l’employeur. Le salarié fera plusieurs demandes de congé auprès de son employeur et une compilation de ceux-ci doit être rapportée dans son dossier. Lorsqu’un employé quitte pour un congé de maternité, de paternité ou parentale, il est important que toutes les informations pertinentes à ce congé se retrouvent dans le dossier de l’employé pour prévoir, d’une part le remplacement de cet employé, ainsi que la date de son retour. Une bonne gestion permet toujours de limiter les problématiques et conflits futurs. Ce ne sont que quelques exemples d’éléments qui pourraient faire l’objet d’une marque dans le dossier de l’employé, plusieurs autres mentions pourraient également y laisser leur trace.
Congédiement
De plus, il arrive que certaines mises à niveau doivent être apportées dans la prestation de travail que l’employé offre et un avis de conformité est donc nécessaire pour corriger la situation. Une gradation des avis est également utile si un employeur désire mettre fin à un emploi pour une cause juste et suffisante.
En effet, le congédiement d’un employé est toujours possible pour un employeur (sous réserve de certaines exceptions, article 124 LNT). L’employeur n’est nullement obligé de garder à l’emploi une personne; il peut mettre fin à ses fonctions en lui donnant un préavis raisonnable. Par contre, advenant qu’un employeur désire mettre fin à l’emploi d’un employé pour une cause juste et suffisante, c’est-à-dire pour des raisons valables lui permettant de mettre fin à son emploi, l’employeur devra avoir transmis des avis écrits démontrant lesdites raisons du congédiement. Débutant par un simple avis écrit, puis par une journée de suspension pour finalement aller jusqu’au congédiement, tous les manquements de l’employé devront être rapportés dans le dossier de ce dernier afin d’être en mesure de faire la preuve que le congédiement de cet employé était fait pour des causes justes et suffisantes au sens de la loi.
Il est à noter qu’un employé peut présenter une demande auprès de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) s’il estime qu’il a été congédié sans cause juste ou suffisante ou qu’un préavis non conforme lui a été fourni. La LNT prévoit diverses mesures de protection de l’emploi, et met à la disposition de l’employé des recours qui pourront être exercés selon les circonstances ayant donné lieu au congédiement. À ce moment, l’employeur devra démontrer qu’il était en droit de le congédier pour une cause juste et suffisante et son principal outil sera le dossier qu’il aura monté contre cet employé.
Obligations post congédiement
La rupture du lien d’emploi fait survenir les plus grandes difficultés d’application des règles régissant le contrat de travail. La relation entre l’employeur et l’employé devient généralement plus difficile à ce moment, mais les obligations contractuelles des deux parties continuent de s’appliquer. En effet, les obligations de confidentialité, de loyauté, de discrétion ou de non-concurrence survivront généralement à la rupture du lien d’emploi et chacune des parties devra s’y conformer. Advenant un défaut, des préjudices de part et d’autre pourront être subis et réparés via une demande devant les tribunaux judiciaires.
Si le contrat de travail est bien rédigé et qu’il est compris par chacune des parties; qu’un dossier employé a été dûment annoté tout au lieu de la relation d’emploi et que les parties continuent d’agir avec prudence et diligence dans le processus de fin d’emploi, il est fort à parier que la relation d’affaires se terminera plus doucement et sans embuche. Il faut simplement être bien organisé et s’assurer de toujours agir selon le principe de la bonne foi.
Par Me Catherine Lamarche
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