Par Anne-Marie Joncas

C’est une évidence. Les innovations technologiques définissent l’évolution de l’économie, de la santé, du savoir et des communications. Autrement dit, tous les aspects liés au travail du professionnel de l’optique. Pour l’administrateur de clinique, l’heure n’est plus aux tergiversations sur un modus operandi avec ou sans papier, mais plutôt sur le choix du progiciel de gestion qui amènera sa pratique vers de nouveaux sommets. Car la gestion intégrée est bel et bien la clé de la productivité pour votre équipe et le support incontournable pour un service à la clientèle irréprochable… à la hauteur des attentes du consommateur d’aujourd’hui.

Les diverses solutions de gestion informatisée proposées aux professionnels de la vue visent l’intégration de toutes les fonctions de la clinique dans un système centralisé. Présentant des fonctionnalités similaires, toutes ces solutions sont axées sur une automatisation des procédures allégeant les tâches administratives, une utilisation des données assurant une efficacité optimale au plan médical et une rentabilité financière accrue pour l’entreprise. Notre dossier met en lumière certains des avantages concurrentiels proposés par quelques-uns des systèmes de gestion spécialement élaborés pour l’industrie de l’optique.

Horus – La solution hyperabordable d’un réseau en forte croissance

Christine Breton, directrice générale d’Opto-Réseau, ne tarit pas d’éloges sur le logiciel Horus offert en exclusivité aux membres de la bannière et de la centrale d’achat Opto-Réseau. « Notre système de gestion Horus est très peu dispendieux. En fait, notre forfait incluant l’installation, la mise à jour, le soutien technique et le service de développement, n’a augmenté que d’une quinzaine de dollars au cours des huit dernières années, soit l’équivalent de l’inflation. Il n’en coûte que de 80 $ à 100 $ par mois pour que notre logiciel prenne en charge dossiers, rendez-vous, agendas, commandes, inventaires, factures, et génère des rapports archi-complets. » Si le prix d’Horus est demeuré si abordable, c’est qu’Opto-Réseau a connu une croissance extrêmement enviable. « Nous sommes passés de 14 “banniérés” et 20 membres pour la centrale d’achat en 2005 à 67 “banniérés” et 95 membres à la centrale en 2014. Tout un exploit qui nous permet d’enrichir notre formule de gestion tout en amortissant les coûts pour le groupe. » Le succès d’Opto-Réseau a donc tout pour rassurer l’optométriste ou l’opticien qui songe à se doter d’un logiciel de gestion ou se tourner vers une nouvelle solution.

Une interface B2B a été greffée à la dernière version d’Horus pour amarrer directement le système aux logiciels des fabricants de montures, de verres et de lentilles. « Cet ajout réduit les risques d’erreur pour le traitement de la commande et accélère le temps d’exécution menant à la livraison. » Parmi les récentes bonifications, notons aussi une analyse améliorée des escomptes indiquant leur nature et leur source, ce qui permet de mieux ajuster les bonnes pratiques de chaque clinique. De plus, la gestion intégrée des listes de prix permet au professionnel d’être continuellement à jour avec les catalogues des fabricants. Enfin, l’interface graphique rend l’adaptation au système Horus extrêmement conviviale et intuitive. « La richesse des outils d’Horus et son accessibilité illustrent avec brio la mise au point réussie d’une formule adéquate entre les services rendus et les redevances perçues par le réseau », conclut Christine Breton non sans fierté.

Optosys2 – La démocratisation de l’accès pour tous

« Notre système de gestion a été bâti à partir d’une grande écoute des professionnels de la vue. C’est en considérant les besoins du marché que nous avons pris la décision d’offrir Optosys^® 2 à tous, qu’ils soient membres ou non de Services Optométriques inc. (SOI). Bien entendu, nos membres profitent d’une tarification privilégiée », précise Caroline Pauzé, directrice des techniques de l’information pour la SOI. La formule Optosys se distingue par un arsenal d’outils spécialisés hautement efficaces, mais plus encore par une solide équipe de soutien et de développement. « L’installation, le support, l’implantation, la formation… Appuyés par nos programmeurs, analystes, formateurs, coordonnateurs et agents du soutien téléphonique, nous accompagnons nos utilisateurs à chaque étape et suivant leur rythme. »

Les outils composant le logiciel sont fondés sur la séquence de la visite du patient. Ainsi, le système de rappel assure l’assiduité des patients et l’agenda de rendez-vous est d’une extrême convivialité. Permettant l’inscription de notes et des résultats de prétests, le dossier électronique du patient livre toutes les informations en un coup d’œil et permetde voir facilement les renseignements les plus récents. Le module d’examen clinique peut être entièrement paramétrable et personnalisé par l’optométriste. La prescription finale est ajoutée au dossier du patient – évitant toute erreur de retranscription – et sert de base fiable pour générer factures, commandes, bons de laboratoire et estimations. Ultimement, la base de données permet de cibler les communications au patient, d’optimiser les achats, de produire des rapports pour mieux suivre les activités de la clinique et ajuster le tir en ce qui concerne la gestion.

En matière d’accès démocratisé, Optosys2 permet aussi les réclamations d’assurances privées en ligne, un processus simple et très apprécié des consommateurs. Le partenariat avec Telus permet au personnel de la clinique de soumettre les demandes par voie électronique à la compagnie d’assurance du patient. Le montant est versé directement à la clinique, au professionnel ou au patient. En un clic, la réclamation est réglée.Système bilingue, Optosys2 a été instauré d’un océan à l’autre et permet aux cliniques de ne payer que pour ce qu’elles utilisent au moyen d’une mensualité calculée par poste de travail. Ainsi, le temps de formation est facturé selon les besoins. « Précisons qu’en tout temps, la base de données appartient à la clinique. Une tranquillité d’esprit assurant l’indépendance du praticien indépendant », souligne Caroline Pauzé.

GestOp d’IRIS – Le pouvoir de la centralisation pleinement exploitée

Éric Babin, vice-président technologies et communications chez IRIS, a vécu toute une épopée informatique. Arrivé aux commandes en 1998, il devait assurer la transition entre un système de gestion version DOS qui ne passerait pas l’an 2000 et un nouveau logiciel Windows non adapté à l’entreprise. « Plus nous essayions d’adapter le logiciel, plus nous multipliions les problèmes et les coûts. Il fallait se rendre à l’évidence : mieux valait repartir à zéro en créant notre propre solution. D’autant plus que nous avions conclu l’achat des boutiques de l’Ouest canadien qui, elles, n’étaient pas du tout informatisées! L’ampleur de notre organisation nous permettait de nous engager dans cette voie, autrement inaccessible aux professionnels indépendants. » L’implantation de GestOp a été décrétée pour tout l’Ouest en 2003 – simultanément avec le passage du papier au clavier – et s’étend depuis à tout le réseau. La performance obtenue est intimement liée à la mission d’IRIS.

« Nous avons pris à l’époque une décision cruciale en optant pour un accès distant, c’est-à-dire une centralisation des données hors des boutiques. » Grâce à ce choix stratégique, la dernière version GestOp 6.07 réduit les risques quant à la protection des données, assure des mises à jour instantanées pour tout le réseau et offre, entre autres, un accès aux données par tout outil Web puisque le système intègre la technologie nuagique (cloud). « La centralisation a aussi donné vie au partenariat avec Air Miles et à un centre d’appels 24 h ayant un accès direct au cahier de rendez-vous de chaque clinique », déclare le D^r Gaston Bérubé, vice-président recherche et développement. Des valeurs ajoutées impossibles sans une structure à un seul pipeline. « Le professionnel intéressé par GestOp est au départ convaincu de l’efficacité de nos outils et à l’idée que pour améliorer, il faut mesurer, ajoute le D^r Bérubé. Ce que GestOp permet de faire en priorisant l’harmonisation des processus, la validation des données et le fonctionnement en temps réel. » Par exemple, le système peut extraire des données statistiques en fonction d’un objectif de performance tel que la protection des rayons dommageables du soleil. Dans un premier temps, GestOp identifie les cliniques les plus performantes en vente de lunettes solaires. Puis, IRIS communique alors avec ces « champions » pour connaître leurs bonnes pratiques « solaires » et les diffuser illico à l’ensemble du réseau. Autre utilisation innovante de GestOp : un accès partiel par les fournisseurs qui ajustent les consignations et inventaires par boutique selon les ventes. M. Babin explique : « Fini les visites incessantes des représentants. Les fournisseurs deviennent responsables de leurs résultats, libérant nos équipiers de la gestion du matériel pour se concentrer sur… les clients! »

Depuis 2010, le système donne au praticien une grande mobilité en lui permettant une gestion du bureau par iPhone et iPad. Un atout majeur qui relie le professionnel à sa clinique en tout temps, qu’il participe à une formation au pays ou à un congrès à l’étranger.

Enfin, il faut savoir que les informations sont traitées en silo à travers un portail sécurisé, protégeant les données nominatives dans le respect des lois et des règlements en vigueur. « Nos prochaines avancées sont l’intégration de l’examen optométrique et l’ajout du référencement en ophtalmologie avec droit de transfert du dossier patient qui concrétisera véritablement une approche en télémédecine. En somme, l’avenir s’annonce rempli de possibilités pour nos professionnels de la vue », résume le D^r Bérubé.

Opti-Pro – Pour une meilleure vision du dossier

« Les logiciels de gestion d’entreprise étant plus ou moins adaptés à la réalité des cliniques d’optométrie et de lunetterie, les administrateurs de système rencontraient rapidement d’importantes difficultés et limites. C’est pour combler ces lacunes qu’Opti-Pro est né », relate Jean-Guy Landry, directeur du développement chez SecurSys. « Tout d’abord, nous nous sommes penchés sur la question de l’imagerie qui est cruciale pour nos praticiens. » L’imagerie du système Opti-Pro permet un classement centralisé des images du dossier de chaque patient. Elle récupère les sorties de données fournies par plusieurs appareils : examens de fond d’œil, champs visuels, angiographie, topographie cornéenne, bio-microscopie, OCT et I-Profiler. L’imagerie sans papier est à portée de clic puisque le système permet une documentation intégrée en format PDF. « Une autre grande force d’Opti-Pro est le concept de documents éditables. Une fois complétée l’intégration numérique des prescriptions et documents d’examen, il devient possible d’éditer ces documents directement à l’écran et même par saisie sur tablette à l’aide d’un stylet. En plus de faire gagner du temps, la centralisation des informations au dossier constitue une aide à la vente. En consultant une fiche-client regroupant toutes les informations, le professionnel de la vue peut mieux diriger le patient pour ses achats. »

Autre atout d’Opti-Pro : l’agenda très évolué pour la prise de rendez-vous en multiressources pour coordonner les consultations avec les ophtalmologistes, les optométristes et les opticiens. L’agenda comporte un profilage interactif de la clientèle pour une gestion optimale des plages horaires. Ce profilage se fait selon des catégories de client dont les critères sont paramétrables par l’usager. Outre le module de communications aux clients, le système offre un fonctionnement performant en mode multisuccursales. La gestion à distance se fait par une connexion instantanée avec chaque point de vente. Le transfert de montures, l’échange de clients, l’importation des examens, l’obtention des résultats de vente s’exécutent à la vitesse de l’éclair. « J’ajouterai enfin que nous sommes le seul fournisseur en gestion optique offrant la possibilité d’acheter des ordinateurs et proposant le soutien technique pour le matériel informatique, en plus du support pour le logiciel. Donc une tranquillité d’esprit à tous les points de vue! »

CliniCentral – Géant ultra-performant

Issu d’une collaboration avec l’École d’optométrie de l’Université de Montréal, CliniCentral est moulé à la nature de la profession. Guy Pilon, vice-président marketing de Scribe Technologies, nous parle des possibilités exponentielles du système. « Le nerf central d’un système de gestion n’est pas le marketing, mais bien la gestion. Essentiellement, notre progiciel est un méga cerveau simplifiant la gestion de toute la clinique. CliniCentral permet d’économiser du temps en accélérant le flux des opérations et en le rendant transparent. Nous misons sur une capacité quasi infinie de stockage. Alors qu’on retrouve des logiciels limités à 200 GO, nous sommes équipés de 16 TO. Cette puissance nous permet de gérer de façon élaborée toutes les données souhaitées en plus du dossier patient, comme les rapports internes et lettres de la SAAQ. » CliniCentral intègre ainsi les modes multipraticiens et multicliniques, en plus d’une gestion ultra efficace des ventes et consignations.

Parmi les fonctionnalités novatrices de CliniCentral, citons la sélection facilitée des agendas, une option prisée sur le marché. Au plan des rappels, le système se fonde sur plusieurs critères pour établir le délai, dont l’âge du patient, et procède à l’envoi du rappel par divers moyens, dont les courriels (en conformité avec la loi antipourriel) et messages SMS, avec historique pour chaque type de rappel. La facturation est totalement intégrée et comprend émission de la facture, caisse enregistreuse, transfert et suivis avec la RAMQ, dont l’émission automatique d’une nouvelle demande en cas de refus, accompagné d’un avis fourni au praticien. De plus, les ventes sont enregistrées intégralement, ce qui permet d’identifier, par exemple, des retours de montures frauduleux. Pour éviter tout souci technologique, le système est couplé à une sécurité optimale bénéficiant d’une certification US Army et répondant aux normes exigées en matière de santé, tant au Canada qu’aux États-Unis. En cas de panne électrique, le logiciel ne perd pas plus de 30 secondes d’information. « CliniCentral est un choix à long terme, fondé sur un développement collégial incorporant les avis de nos utilisateurs. En 20 ans, nous n’avons jamais fait payer nos usagers pour l’implantation d’une fonction demandée. C’est tout dire. »

Acuitas – Le progiciel visionnaire

Mis au point par Ocuco, Acuitas^TM propose une solution de gestion globale pour les professionnels indépendants travaillant en multisuccursales, ainsi que les chaînes de franchises en optique. Acuitas couvre l’ensemble des opérations de gestion et de vente depuis la prise de rendez-vous jusqu’à la livraison des produits, tout en intégrant la gestion des produits en espace boutique et en stock.

Acuitas promet aux cliniques qui adhèrent au système des ventes accrues de meilleurs processus organisationnels et une meilleure compréhension de tous les aspects de leur entreprise. Les 65 modèles de rapports constituent la pierre angulaire du système et s’imposent sur le marché concurrentiel de l’optique. Il s’agit notamment des rapports sur les revenus, le chiffre d’affaires, la disponibilité des stocks, la performance des ventes par marque, les principaux rappels et le retour sur investissement.

Le système est hautement configurable; le logiciel s’adapte à la façon dont le professionnel gère son entreprise, plutôt que l’inverse. Les opticiens et optométristes peuvent suivre parfaitement et aisément le parcours de leurs patients, de la prise de rendez-vous et envois promotionnels aux achats en ligne, en passant par l’examen, le diagnostic, la commande et le rappel. Au cours d’une présentation auprès d’un important groupe d’achats, un utilisateur novice a réussi à maîtriser Acuitas en 15 minutes, puis a pu en expliquer le fonctionnement à l’auditoire présent. Le logiciel offre de nombreuses fonctions « économiseurs », telles que la communication par SMS bidirectionnelle avec les patients ainsi que la transmission et le traitement électroniques des réclamations d’assurance. Acuitas s’appuie sur la base de données Oracle et permet de gérer de façon centralisée et parfaitement sécurisée un nombre important de points de vente rattachés à une structure centrale. Cette solution multilingue et multidevises permet aux groupes en expansion de déployer une solution unique pour toutes leurs enseignes dans différents pays.